Ce que comprend exactement la reprise

L’identité complète de chaque dossier actif : civilité, nom utilisé, prénom, nom de naissance, date de naissance, profession, téléphones, adresses électroniques, adresse postale, médecin traitant, numéro de sécurité sociale de couverture. Ce que le dossier porte en plus suit également — lieu de naissance, identité nationale de santé, représentants légaux, première et dernière visite. Rien de ce qui figure sur votre fiche n’est laissé de côté.

Chaque consultation est reprise à sa place dans le dossier, avec sa date, son motif, l’interrogatoire, l’examen et la conclusion. Le commentaire de consultation et le nom du praticien suivent, sous un intitulé explicite. Les consultations téléphoniques restent identifiées comme telles.

Chaque ordonnance est reprise avec sa date et rattachée à la consultation correspondante. Tout l’historique est conservé, toutes époques confondues. Le contexte d’origine suit avec elle : titre de l’ordonnance, prescripteur, âge, poids et taille au moment où elle a été éditée.

Chaque ligne d’ordonnance est reprise dans son ordre d’impression : nom du médicament, posologie telle qu’elle était rédigée, durée, quantité, renouvellement, famille et code ATC, fenêtre de traitement, identification du produit lorsqu’elle est démontrable, traitement chronique et ALD lorsque votre logiciel l’attestait. Les lignes de texte libre sont également conservées, y compris les conseils et mentions manuscrites : la reprise ne se limite pas aux produits.

Les antécédents personnels, les pathologies en cours et les antécédents familiaux sont repris mot pour mot, avec le lien de parenté en tête de libellé. Chaque ligne porte son intitulé, son commentaire, sa catégorie d’origine, sa date de saisie et son code CIM-10 quand la source en a un. Les dates partielles restent partielles : une année seule reste une année seule, nous n’inventons pas un 1er janvier.

Vos pièces jointes d’origine sont reprises à l’identique : courriers scannés, imagerie, résultats. Vos courriers, certificats et comptes rendus, que votre logiciel conservait dans un format qu’il était seul à savoir ouvrir, sont rendus en PDF lisibles. Chaque document porte sa date, son titre et sa nature, et reste rattaché à la consultation du jour lorsqu’elle existe. Les courriers et résultats classés dans le dossier depuis votre messagerie sécurisée en font partie : puisqu’ils sont dans le dossier, ils partent avec lui.

Une ligne par dose administrée : nom commercial du vaccin tel qu’il a été saisi, type d’injection, maladies couvertes en clair, date d’injection, numéro de lot et site anatomique quand ils ont été renseignés, et nom de l’injecteur mot pour mot — praticien du cabinet, PMI, maternité. Nous ne devinons pas.

Poids, taille, périmètre crânien, indice de masse corporelle, tension artérielle, terme de naissance en semaines d’aménorrhée, scores d’Apgar : toute la série est reprise, mesure par mesure et date par date, avec sa valeur, son unité, son libellé français et son code LOINC international. Ce codage permet à Doctolib de ranger les mesures dans son module Biométrie et d’afficher vos courbes de croissance. Pour un cabinet qui suit des enfants, c’est un point déterminant.

Les alertes que vous aviez créées, les rappels et les notes libres du dossier sont réunis dans un bloc organisé par sections, du plus urgent au moins urgent. Vous les retrouvez au même endroit, dans le même ordre de priorité, sans avoir à les rechercher un par un.

Ce sont les détails qui ruinent une reprise. Les accents de votre base sont relus correctement et ce qui est livré ne contient aucun caractère de remplacement : pas de « Léo » transformé en « Léo » au milieu d’un dossier. Les poids saisis tantôt avec une virgule, tantôt avec un point selon le poste de saisie sont tous relus correctement, et une valeur non numérique est signalée au lieu de devenir un zéro silencieux dans une courbe.

Chaque patient reçoit également, dans ses documents Doctolib, une synthèse en PDF de son dossier d’origine. Elle rassemble ce que les neuf tableaux ne permettent pas de structurer : l’heure des consultations, l’auteur d’un document, le contexte d’édition d’une ordonnance et les champs sans équivalent dans le format d’import. C’est la garantie minimale : rien ne disparaît sans laisser de trace lisible dans le dossier.

Domaine par domaine, le relevé indique combien d’éléments figuraient dans votre logiciel, combien de lignes sont arrivées dans Doctolib, l’écart éventuel et la liste nominative de ce qui a été écarté, avec son motif. Un écart inexpliqué fait échouer nos propres contrôles et bloque la livraison. Ce relevé vous permet de vérifier avec nous les données reprises dans Doctolib.

Deux dossiers en double dans votre ancien logiciel restent deux dossiers dans Doctolib. Nous vous remettons la liste des groupes de doublons pour que vous tranchiez. Décider que deux dossiers n’en font qu’un est un acte médical : ce n’est pas à un prestataire informatique de le faire à votre place, encore moins automatiquement.

Une consultation portant une date impossible, un scan dont le fichier a disparu du disque bien avant notre intervention, une mesure sans code international connu : ces cas existent dans toutes les bases anciennes. Ils sont écartés, listés un par un avec leur motif, et le compte vous est remis. Nous n’écrivons jamais « zéro perte » — nous écrivons « aucune perte silencieuse ».

Les deux logiciels ne rangent pas l’information de la même façon, et quelques éléments n’ont pas d’emplacement équivalent à l’arrivée. Ils ne sont pas perdus pour autant : ils partent dans la synthèse du dossier, sous un intitulé explicite, et nous vous disons où les retrouver. Nous ne remplissons jamais un champ par une valeur inventée — une date de fin de traitement inconnue reste vide plutôt que de faire passer un traitement ancien pour un traitement en cours.

Sauf demande contraire de votre part, les dossiers archivés et les éléments placés dans la corbeille ne sont pas transférés dans Doctolib. Ils sont recensés et la liste vous est remise, afin que la décision reste la vôtre.